Распоряжение Мэра города Калининграда от 07.12.1998 N 1154-р "О внедрении паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию" (вместе с "ИНСТРУКЦИЕЙ о порядке заполнения паспорта архива")

Архив



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МЭР города КАЛИНИНГРАДА



РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 7 декабря 1998 г. N 1154-р



О внедрении паспорта архива организации,

хранящей управленческую документацию



В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, в целях реализации статьи 17 Закона Калининградской области "Об Архивном фонде Калининградской области и архивах", а также обеспечения централизованного муниципального учета документов государственной части Архивного фонда области, временно хранящихся в организациях города Калининграда:



1. Утвердить форму паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение N 1).

2. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива" (приложение N 2).

3. Руководителям организаций обеспечить ежегодное представление паспортов архивов в архивный отдел мэрии города в срок до 20-го декабря текущего года.

4. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на архивный отдел (Щепкина Е.Н.).



Мэр

Ю.А.Савенко





ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к распоряжению

мэра г.Калининграда

от 7 декабря 1998 г. N 1154-р



Кому представляется ________________________
                    наименование и адрес
____________________________________________
                    получателя
Кем представляется _________________________
                    наименование и адрес
____________________________________________
          отчитывающейся организации
____________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации






ПАСПОРТ

архива организации,

хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 19 __ года



1. Общие сведения
-------T----------T-----------------------T---------------------------¬
¦  Код ¦Количество¦Площадь архивохранилища¦      Загруженность        ¦
¦строки¦  фондов  ¦   в кв. метрах        ¦архивохранилища в процентах¦                 :
+------+----------+-----------------------+---------------------------+
¦  А   ¦     1    ¦           2           ¦             3             ¦
+------+----------+-----------------------+---------------------------+
¦ 101  ¦          ¦                       ¦                           ¦
L------+----------+-----------------------+----------------------------


2. Сведения о документах

------------T------T------------------------------------------------------------------------------------¬
¦           ¦      ¦                      Количество единиц хранения                                    ¦
¦           ¦      +-----T--------------T----------------------------------------T-----------T----------+
¦Показатели ¦ Код  ¦     ¦Крайние даты  ¦Из них внесено в описи, утвержденные    ¦Хранится   ¦Образуется¦
¦           ¦строки¦Всего¦              ¦(согласованные) ЭПК архивного учреждения¦сверх      ¦в год дел ¦
¦           ¦      ¦     +-------T------+---------------T------------------------+установлен-+----------+
¦           ¦      ¦     ¦Началь-¦Конеч-¦               ¦   Крайние даты         ¦ного срока ¦          ¦
¦           ¦      ¦     ¦ная    ¦ная   ¦    Всего      +-----------T------------+           ¦          ¦
¦           ¦      ¦     ¦       ¦      ¦               ¦Начальная  ¦ Конечная   ¦           ¦          ¦
+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+
¦    А      ¦   Б  ¦  1  ¦   2   ¦  3   ¦        4      ¦     5     ¦      6     ¦    7      ¦     8    ¦
+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+
¦Постоянного¦      ¦     ¦       ¦      ¦               ¦           ¦            ¦           ¦          ¦
¦хранения   ¦  201 ¦     ¦       ¦      ¦               ¦           ¦            ¦           ¦          ¦
+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+
¦По личному ¦      ¦     ¦       ¦      ¦               ¦           ¦            ¦           ¦          ¦
¦составу    ¦  202 ¦     ¦       ¦      ¦               ¦           ¦            ¦           ¦          ¦
L-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+-----------


3. Кадры Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

------------------------------------------------

--------T--------------------¬   Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
¦ Код   ¦ Количество         ¦   Отопление: центральное, печное, отсутствует
¦строки ¦ штатных работников ¦   Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
+-------+--------------------+   Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
¦ 301   ¦                    ¦   Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
L-------+---------------------   Читальный зал: есть, нет
                                 Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается


"____" ________________ 19 __г.




Руководитель


______________________________
фамилия и телефон исполнителя


ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к распоряжению

мэра г. Калининграда

от 7 декабря 1998 г. N 1154-р



ИНСТРУКЦИЯ

о порядке заполнения паспорта архива



Настоящая инструкция определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию - документа централизованного муниципального учета, установленного Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден приказом Росархива от 11.03.97 г. N 11 и зарегистрирован Минюстом России - регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.).



1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ



1.1. Паспорт составляется каждой организацией - источником комплектования Калининградского городского архива.

1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 1 декабря текущего года и хранится постоянно.

1.3. Паспорт представляется в архивный отдел мэрии города Калининграда к 20 декабря.

1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах, включая неописанные.

1.5. К паспорту составляется объяснительная записка, в которой при необходимости фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.6. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления не допускаются.



2. СОСТАВ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПАСПОРТА



2.1. Раздел 1. Общие сведения



Графа 1 "Количество фондов"

Указывается количество архивных фондов, которые находятся на хранении в организации. Фондом называется весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации. Кроме фонда данной организации, в архиве могут находиться документы ликвидированных организаций, а также подведомственной сети.



Графа 3 "Загруженность архивохранилища в процентах"

Степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества единиц хранения, хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное хранение, на расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.



2.2. Раздел 2. Сведения о документах



Графа 1 "Количество единиц хранения. Всего"

Указывается общее количество дел постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в архиве организации.



Графы 2-3 "Крайние даты"

Указываются для документов постоянного хранения даты первого и последнего документов, находящихся в архиве.

Для документов по личному составу первоначальная дата поступления дел в архив организации должна совпадать, как правило, с годом ее создания.



Графа 4 "Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения"

Указывается количество дел постоянного хранения и по личному составу, обработанных в делопроизводстве и внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов администрации Калининградской области.



Графа 7 "Хранится сверх установленного срока"

Указывается количество дел постоянного хранения, которые хранятся в архиве организации сверх установленного ст. 19 Закона "Об Архивном фонде Калининградской области и архивах" срока.



2.3. Раздел 3. Кадры



Указываются данные об освобожденных сотрудниках архивов.



Паспорт должен быть подписан руководителем организации. Указывается фамилия и телефон исполнителя.









Региональное законодательство Следующий региональный документ,  правовая интернет библиотека







Разное

Новости



Рейтинг@Mail.ru